Alegría Jijón

Tras la suspensión inicial de los plazos y procesos en los centros de arbitraje y mediación a nivel nacional debido al Estado de Emergencia por la pandemia COVID-19, en los últimos días varios centros de arbitraje y mediación han decidido reanudar sus servicios de manera digital o virtual con el afán de que el acceso a la justica de sus usuarios no se detenga. 

Específicamente el Centro de Arbitraje de la Cámara de Comercio de Quito (CAM) aprobó el pasado 14 de abril de 2020 una reforma al Reglamento de Funcionamiento del Centro de Arbitraje y desde el 22 de abril ha hecho públicas sus Normas para la Utilización de Medios Telemáticos en los Procesos de Arbitraje y Mediación. Creemos que esta es una gran iniciativa por parte de la CAM y muy buenas noticias para el arbitraje nacional, demostrando una vez la flexibilidad y adaptabilidad que caracterizan a los mecanismos de resolución alternativa de disputas incluso en tiempos complicados como en el que nos encontramos.

La reforma introduce cuatro artículos nuevos al Reglamento del CAM, el 30 en lo que respecta a las audiencias telemáticas de mediación, los artículos 56 y 57 que regulan la presentación de escritos por correo electrónico y regula las audiencias de arbitraje por medios telemáticos y una Disposición Transitoria final por la que introduce las Normas para Utilización de Medios Telemáticos.

1) Inclusión del artículo 30 sobre la mediación por medios telemáticos:
  • Este artículo permite que las audiencias de mediación puedan realizarse a través de cualquier medio que ofrezcan las Tecnologías de la Información y la Comunicación;
  • Requiere que las partes acrediten su identidad al inicio de la audiencia;
  • Prohíbe la grabación de las audiencias de mediación, a efectos de salvaguardar la confidencialidad;
  • Prevé la posibilidad de: (i) actas de acuerdo, suscritas electrónicamente por el mediador y las partes y  (ii) acta de imposibilidad de acuerdo o una constancia de imposibilidad de mediación electrónicas;
  • Autoriza que las convocatorias a audiencia de mediación sean firmadas electrónicamente y notificadas por correo electrónico.
2) Inclusión del artículo 56 sobre escritos presentados por correo electrónico:
  • Prevé la posibilidad de que en casos de fuerza mayor o por disposición del Centro la recepción de demandas arbitrales, contestaciones a la demanda, reconvenciones y reformas a las mismas, se realicen por correo electrónico. Para lo que se requiere que dichos escritos contengan:
  1. La firma electrónica o manuscrita escaneada de las partes y sus abogados.
  2. Los anexos estén escaneados y debidamente numerados (foliación digital).
  • Requiere que eventualmente los documentos se remitan físicamente al Centro y que el contenido de estos coincida íntegramente.

Es interesante notar que la idea está pensada como un mecanismo extraordinario que, a falta de autorización del Centro, no está previsto utilizarse cuando cese la fuerza mayor. Esto también se evidencia en el requisito posterior de la presentación física de los escritos. Este segundo punto es de interés, ya que, debido a que el expediente deber ser exacto las copias escaneadas deberían estar ya certificadas, o contar con todos los requisitos de validez al momento de su envío por correo electrónico, lo que podría crear algo de dificultades debido al limitado uso de notarías durante la pandemia.

3) Inclusión del artículo 57 sobre audiencias o diligencias arbitrales telemáticas:
  • Permite la celebración de audiencias o diligencias por cualquier medio telemático ya sea por petición de parte o del Tribunal.
  • Se permite la suscripción de actas de audiencias electrónicas, ya sea entre personas que sí están físicamente presentes en la diligencia, que pueden firmar, con otras que están conectadas de manera telemática quienes confirmarán su identidad al inicio y su comparecencia estará acreditada por el secretario arbitral; o si todas las personas estuviesen telemáticamente conectadas estas confirmarán su identidad al inicio de la misma y los árbitros y secretario lo certificarán en el acta.
  • Las partes que posean firma electrónica podrán también suscribir el acta de esa forma.
  • Se adjuntarán al proceso, las constancias electrónicas, magnetofónicas, grabaciones o cualquier otro medio que permita la conservación integra de la diligencia.
  • Las providencias u órdenes procesales que expidieren los árbitros y/o la dirección del Centro podrán ser firmadas electrónicamente y notificadas vía correo electrónico.

En el caso de las audiencias virtuales la norma parece más general y no necesariamente restringida a casos de necesidad o fuerza mayor. Es interesante plantearse si una parte pudiera negarse o no a practicar una audiencia o diligencia telemática.

Un punto que notar es que no cambia la norma respecto de las citaciones físicas contenida el artículo 52 del Reglamento, por lo que a pesar de la posibilidad de presentar escritos de proposición por correo electrónico y celebrar audiencias telemáticas vemos que los procesos podrían dilatarse en sede de citación.

4) Nueva disposición Transitoria- Normas para la Utilización de Medios Telemáticos.

La CAM ha expedido un documento nuevo destinado a reglar la utilización de medios telemáticos que autoriza con su reforma a los Reglamentos, lo que consideramos es un acierto y ayudará a guiar los procedimientos nuevos y en curso. Estas normas entran al detalle de como presentar los escritos, pagar las tasas del Centro, llevar a cabo las audiencias, sorteos de árbitros, posesión de árbitros y dan ciertas directrices generales sobre el tipo de equipos que se requieren tales como micrófonos y cámaras así como softwares recomendados.

  • La utilización de medios telemáticos en todo el proceso con excepción de lo que esté expresamente prohibido.
  • Se detalla el mecanismo para realizar el pago por medio de transferencia o depósito a la CAM.
  • Se detalla el proceso de mediación por medios telemáticos: la presentación de la solicitud de mediación por correo electrónico, las audiencias de mediación por medios telemáticos, incluyendo requisitos como el envió por las partes de sus documentos de identidad con al menos una hora de anticipación de la audiencia, la verificación del correcto funcionamiento de los equipos, se mantiene la confidencialidad de las audiencias y se repite la prohibición de su grabación, se permiten convocatorias a reuniones posteriores, se detalla la manera de suscribir las actas de mediación tanto de acuerdo como de imposibilidad, se prevé el mismo mecanismo para audiencias de mediación intraprocesal, entre otras varias especificaciones.
  • Se regula la utilización de medios telemáticos en el arbitraje:
  1. Sobre la recepción de escritos por correo electrónico se precisa además de lo ya previsto en el Reglamento: el correo al que deben enviarse dichos escritos, que los informes realizados por peritos también pueden presentarse a la misma dirección de correo electrónico, ya sea con firma electrónica o manuscrita escaneada, junto con sus anexos, y también deberán presentarse de forma física en el término que disponga el Tribunal.
  2. Sobre el sorteo de árbitros se prevé un sorteo virtual ante el Presidente del Centro quien suscribirá el acta del sorteo. Solo las partes y quienes se encuentren autorizados para comparecer podrán asistir al sorteo, para lo que se facilitará un enlace de acceso a la plataforma del sorteo.
  3. Respecto de la posesión de árbitros también se prevé su realización virtual ante el Presidente del Centro quien suscribirá, de ser el caso, el acta correspondiente junto con los árbitros posesionados. Solo las partes y quienes se encuentren autorizados para comparecer podrán asistir a la posesión, para lo que se facilitará un enlace de acceso a la plataforma del sorteo en la providencia de convocatoria enviada por el Centro. En caso de que los árbitros quieran mantener una reunión en privado se habilitará una reunión exclusiva para árbitros en la plataforma.
  4. Respecto de las audiencias y diligencias por medios telemáticos, además de lo incorporado en el Reglamento se detalla, entre otros: que se podrán celebrar de manera virtual las audiencias de sustanciación, estrados y lectura de laudo, para lo cual el secretario enviará el link de acceso en la providencia de convocatoria a la audiencia, el Tribunal constatará la presencia de las partes y les solicitará que se identifiquen, se habilitará una reunión exclusiva para que los árbitros puedan deliberar sin que las partes tengan acceso a la misma, se especifican los requisitos que deben tener las actas de la audiencias y diligencias. Entre los requisitos están, que se incluya el nombre la plataforma virtual, la constancia de la intervención de las partes, la posibilidad de suscribir las actas con firma electrónica, entre otras.
  • Finalmente, el Centro incluye una serie de recomendaciones técnicas básicas para guiar a las partes en la utilización de las herramientas telemáticas tales como la conexión a la web, que se realicen en lugares adecuados y cómodos, con cámaras, micrófonos y software preparados para este tipo de reuniones

in duda, nos encontramos frente a un nuevo modelo de litigio, y el Centro de Arbitraje de la Cámara de Comercio de Quito ha implementado un sistema práctico al que deberemos, como en muchos otras sedes arbitrales, acomodarnos pues constituye un avancce necesario ante la nueva realidad marcada por la pandemia COVID-19.